5月30日から全面施行の改正個人情報保護法 自治会やクラス会等が名簿を作成するときの2つのルール:2017年6月号掲載

 先月5月30日、改正個人情報保護法が全面施行となった。従来、5000人以下の個人情報を扱う事業者は、同法の対象外とされてきたが、今回の改正では人数制限が撤廃され、個人情報を取り扱う全ての事業者(管理組合も含む)が対象となる。そこで今年3月に個人情報保護委員会が出した「会員名簿を作るときの注意事項」から、管理組合や自治会が名簿作成時、何に留意すればいいのか整理した。

 「注意事項」の正式名称は、「自治会・同窓会向け 会員名簿を作るときの注意事項(個人情報保護法の改正に伴う対応について)」だが、管理組合についても、同注意事項に準ずる取扱いとなっている。
 同注意事項は、①「個人情報を集める、保管するときのルール」、②「個人情報を第三者に提供するときのルール」の2つで構成されている(別表1参照)。

ルール①

個人情報を集めるときは利用目的を特定して、相手に伝える
 自治会等が個人情報を取り扱う際には、「名簿を作成して会員に配布するため」等の利用目的を特定し、個人情報取得時にはその目的を明示することとなっている。

名簿の紛失や転売されないように個人情報取得後の管理が大切
 個人情報取得後は、情報漏えい防止のため、事務局で名簿の盗難・紛失等がないよう管理することはもちろんのこと、名簿配布先の組合員に対しても、盗難・紛失等や転売することがないよう、注意を呼びかけることが重要とされている。

ルール②

第三者への情報提供には本人の同意を
 本人以外の第三者へ情報提供する場合は、本人の同意が必要となるが、別表にあるように、例外となるケースもある。
 なお、名簿印刷のため、印刷業者に名簿を提供する場合は、個人情報が適切に管理されているか、印刷業者等を監督することも必要とされている。

個人情報の取扱いに関する相談や疑問点等は、個人情報保護法相談ダイヤル
電話 03―6457―9849(土日祝日及び年末年始を除く9時30分~17時30分)まで。

(2017年6月号掲載)